“L’operare senza regole è il più faticoso e difficile mestiere di questo mondo”.

Parole di qualche amministratore delegato di fronte all’ennesimo ritardo di fronte ad un progetto? Lo sfogo di un manager dopo l’ultimo confronto con un team che proprio non vuole saperne di lavorare assieme?

Forse, ma queste sono parole di Alessandro Manzoni (da “Storia della colonna infame”), segno che il problema del lavorare senza regole era già ben noto (e sofferto) anche qualche secolo fa. In realtà la questione delle regole e dei ruoli nasce agli albori della storia dell’uomo, quando i nostri antenati hanno iniziato a cooperare assieme per raggiungere quell’obiettivo – la sopravvivenza – che da soli non avrebbero mai potuto ottenere.

Torniamo al giorno d’oggi, alle nostre organizzazioni: dopo millenni di evoluzione la storia ci avrà pure insegnato qualcosa, no?! In realtà non così tanto se si ascoltano alcune delle affermazioni che emergono quando si porta avanti un progetto, in qualche sala riunioni o più spesso nei corridoi …

“Non perdiamo tempo per darci regole, abbiamo già lavorato in altri team”, “Le regole ci ingessano, ci tolgono spontaneità”, “Non abbiamo bisogno di darci delle regole, siamo un team molto affiatato”. Sull’ultima affermazione rimando a quanto già detto sui “dream team” o presunti tali…https://agnesepelliconi.com/2021/02/03/10-modi-per-far-fallire-un-progetto-aspettare-o-aspettarsi-il-dream-team/

Sulle prime due è necessaria qualche ulteriore considerazione.

Prendiamo esempio dai bambini – che quando giocano sono serissimi – e che prima di iniziare definiscono le regole: non importa quante volte abbiano già fatto quel gioco, casomai l’hanno fatto con altri amici che avevano regole un po’ diverse, casomai è passato un po’ di tempo e forse qualcuno si è dimenticato o ha imparato altre regole. Dedicano del tempo prima per evitare di dover interrompere il gioco perché ognuno gioca con regole diverse. Ci risuona qualcosa? Certo, la maggior parte di noi ha già lavorato con altri team, tutti abbiamo più o meno esperienza nel portare avanti obiettivi e progetti, ma spesso dimentichiamo che le regole e i modus operandi utilizzati in passato possono non essere più adatti alla situazione presente: cambiano le persone, le esperienze passate sono diverse (e non tutte hanno funzionato bene), il mercato, i clienti, la situazione attuale richiedono di fare un check sulle regole che adottiamo per lavorare bene assieme. Quanto di positivo ha funzionato in passato possiamo riproporlo per un nuovo progetto o un nuovo team (il confronto da questo punto di vista arricchisce molto i partecipanti) ma l’abitudine passata non può essere il nostro unico elemento di riferimento.

Tra le attività da fare all’inizio di un team, la definizione delle regole del team è un passaggio cruciale, che richiede tempo e partecipazione. Spesso si è presi dall’ansia di fare “non possiamo mica perdere tempo per queste cose” … dimenticandosi di pensare prima di agire. Non settare bene le regole in fase iniziale porta ad un elevato rischio di doverlo fare “in corsa”, spesso quando la situazione è già compromessa: l’obiettivo si allontana, le criticità aumentano, le persone non riescono a lavorare bene assieme. Investire tempo prima consente di procedere più spediti e in modo più efficace dopo.

I bambini fanno anche un’altra cosa utilissima per giocare bene: quando le cose non funzionano (nonostante il set di regole che si sono dati all’inizio) interrompono il gioco per rivedere le regole, o chiedono l’intervento di un “arbitro” esterno.  Non sempre i team hanno questa consapevolezza, spesso è lo sponsor del progetto che interviene perché si accorge che i lavori non avanzano e il team non lavora bene. In questi casi è più difficile che il team riesca a darsi da solo le regole o nuove regole: spesso è necessaria l’azione di una terza parte, interna o esterna all’organizzazione. Molti interventi di team coaching si focalizzano proprio sul dare al team la possibilità di definire quali regole siano necessarie per poter raggiungere l’obiettivo. Spesso non sono le regole “tecniche” che mancano, ma proprio quelle relative alle modalità di relazionarsi e di collaborare, motivo per cui è difficile che il team riesca da solo a rimuovere gli ostacoli nel proprio percorso, perché spesso i problemi relazionali che sono sorti non consento di discutere con la necessaria lucidità le nuove modalità di lavoro da adottare.

Sulle regole che tolgono spontaneità, invece, prendo come riferimento sempre i giochi, ma quando sono gli adulti a giocare. Ho visto lunghissime discussioni fatte prima di partite di calcetto molto amatoriali (o basket, o pallavolo) per definire accuratissime regole per supplire al fatto che il campo non avesse le dimensioni o attrezzature regolamentari o per definire un numero di cambi molto superiore alle regole ufficiali (“perché il fiato non ci basta”…). Per non rovinarci il gioco prima, dedichiamo tempo alla definizione delle regole e nessuno si sente privato di libertà e fantasia…semplicemente evitiamo che la mancanza di regole ci rovini il gusto del gioco.

Come mai ci trasformiamo quando siamo dentro le mura nella nostra organizzazione? Vogliamo proprio rovinarci il gusto di lavorare assieme? Se l’improvvisazione non paga nel campetto occasionale, perché dovrebbe dare frutti in azienda?

Spesso è proprio la mancanza di regole che ci ingessa: quante volte dobbiamo ridirci come fare le cose perché non l’abbiamo stabilito all’inizio? Quante volte a metà del progetto ci accorgiamo che non siamo efficaci perché facciamo e disfiamo perché non stiamo lavorando come team ma ognuno lavora da solo? Quante volte l’improvvisazione non ci porta a nulla? “Genio e sregolatezza” è un mito che non si adatta neanche a molte rockstar, figurarsi ad un team che deve lavorare assieme. Tra estemporaneità e creatività c’è un abisso.

All’altro estremo c’è il cosiddetto “sciopero bianco” delle regole, quando le regole vengono applicate alla lettera, quando si sentono frasi del tipo: “non possiamo, le regole non lo permettono”. Questa rigidità non è segno di apprezzamento di metodo e procedure, è segno di de-responsabilizzazione, di difesa…difesa dal team leader (non percepito come leader ma come “quello che vuole comandare”), dagli altri membri del team (“non mi espongo perché non posso fidarmi di loro”), dalla stessa organizzazione (che viene percepita come nemica invece che come alleata e sponsor del progetto).

Anche in questi casi spesso è necessario un intervento esterno, che necessita di un approccio sistemico, proprio perché le cause dei problemi – come quelli appena citati – possono risiedere anche all’esterno del perimetro del team.

Un team che lavora bene, invece, è in grado non solo di darsi regole snelle ed efficaci, ma anche di riconoscere i casi in cui è necessario superare le regole o adottarne di nuove.

A tal proposito – visto che abbiamo iniziato questa riflessione con un grande scrittore – concludiamo con un altro grande artista, che ci ricorda di:

“Impara le regole come un professionista, in modo da poterle rompere come un artista”. (Pablo Picasso)