Appunti di una “frequentatrice di portinerie”

Cosa caratterizza lo stile di una casa? Di primo acchito ci vengono in mente i mobili, gli arredi, la luce, gli oggetti, ma soprattutto ci viene in mente lo stile delle persone che abitano la casa. Stessa cosa per le aziende.

Nel modello delle 7S (che illustra gli elementi “hard” e “soft” delle organizzazioni) lo “stile” è uno degli elementi più difficile da descrivere a parole, perché è dato dalla somma di tanti elementi, alcuni chiari e visibili, altri molto più piccoli e impalpabili. Eppure, appena ti affacci dentro un’organizzazione, lo stile lo percepisci, immediatamente.

Infatti, come “frequentatrice di portinerie” 😊 (visto che per accedere ad aule formazioni o alle salette per coaching e team coaching è un passaggio indispensabile) ho imparato molte cose osservando cosa succede in quei fatidici minuti in cui ti affacci in azienda, casomai per la prima volta. Si avverte subito lo “stile della casa”, molto più di quanto ci si aspetti.

Il primo elemento in realtà lo noto prima di entrare, quando arrivo in auto e devo parcheggiare: c’è un posto vicino per il “povero” docente, coach o consulente? O sei relegato nel posto più remoto dell’azienda, quello in cui nessun dipendente vuole parcheggiare? Attenzione, non è che una cosa sia necessariamente meglio dell’altra: prestare attenzione alla facilità di parcheggio dei dipendenti racconta molto del clima aziendale. La mia non troppo nascosta speranza è sempre che si riesca a far parcheggiare bene sia il collaboratore che l’ospite.  A volte ci sono i posti numerati per le auto, talvolta con sigle molto evidenti, la mente torna un po’ agli anni ’80…una sorta di “marcatura del territorio” (ahimè): già questo ti racconta la mentalità prevalentemente e che probabilmente si ritroverà anche all’interno.

A volte ci sono badge da ritirare, passaggi di portineria multiple, sbarre da superare, pulmini da prendere, tornelli da affrontare…insomma, è già un’avventura arrivare alla portineria interna. Ricordo ancora con grande affetto la coordinatrice di un grosso progetto di formazione che una volta si offrì gentilmente di parcheggiarmi l’auto (ovviamente in un parcheggio lontanissimo dall’aula di formazione), visto che ero rimasta in autostrada per un’ora e dovevo avviare l’aula: questo già racconta del valore che in quella azienda si dava alla formazione e al rispetto dei partecipanti (e della docente!). Quando si dice “lo stile non è acqua”.

Capite naturalmente che le informazioni preventive modo di raggiungere l’organizzazione sono cruciali: alcuni ti inviano preventivamente ogni tipo di informazione, inclusi parcheggi con tariffe scontate, bar/tavole calde con convenzioni, metro/autobus e ogni sorta di facilitazione. In altri casi ci si arrangia con Google map (casomai è già stata una faticata trovare l’indirizzo esatto della sede). Anche questo racconta dello stile della casa: quale attenzione viene posta al fluire delle informazioni? Emergono anche altri fattori organizzativi più “hard”: processi, regole, procedure, ecc. Quello che succede con gli “esterni” spesso riflette quello che succede all’interno: a volte le informazioni circolano bene, altre volte si fermano e si perdono prima di arrivare a destinazione.

Quando, dopo tutto questo, finalmente si raggiunge la tanto agognata porta d’ingresso, di solito emerge la necessità della toilette e di un caffè, non necessariamente in questo ordine. A volte te lo chiedono, a volte lo devi chiedere, ad una collega in un caso addirittura hanno detto che “poteva andare dopo” in bagno…guarda caso una delle peggiori aziende a livello di clima mai incontrate… Io sono più fortunata e diverse volte oltre ad un caffè è arrivato anche un biscottino o un cioccolatino (e non perché fossi io, ma perché lo stile della casa era di quelli molto accoglienti).

A volte chi ti accoglie è di fretta, a volte si ferma volentieri per scambiare due parole. A volte sei l’ennesima incombenza della giornata, a volte sei una persona da incontrare, anche solo per pochi minuti. Questione di carattere, questione di gestione del tempo, non tanto a livello singolo, quanto a livello di organizzazione. Se in azienda mancano 2 minuti per accompagnare una persona, come è l’organizzazione del lavoro? Quale tempo ci si dà per fare le cose con attenzione, casomai fuori dal turbinio del multitasking? Il sentirsi sempre dentro ad un frullatore, quale spazio lascia per entrare in relazione con l’altro?

A volte basta veramente poco per fare sentire accolta una persona: recentemente – dopo un saluto caloroso da parte di una responsabile HR che mi aveva accolta nell’atrio – una dipendente (che ancora non conoscevo) mi ha salutato con uno squillante “ciao”. “Questa è la docente del corso” ha spiegato l’HR per presentarmi e la persona un po’ confusa mi ha detto “scusi, pensavo fosse una di noi”. “Ma è una di noi” ha sorriso l’HR. Quando si dice far sentire qualcuno benvenuto e a casa!

“Lo stile della casa” vale anche per noi “frequentatori di portinerie”: come ci approcciamo? Di fretta e guardando lo smartphone o sorridendo alla persona che abbiamo di fronte? “Ennesimo cliente” o “persone da incontrare, per costruire qualcosa assieme”? Con educazione, sapendo di entrare in uno spazio di altri o con fretta e pretese? Anche il nostro stile nell’entrare “in casa d’altri” racconta molto di noi.

In questo periodo dell’anno, poi, lo stile emerge in maniera dirompente grazie alle decorazioni natalizie. Ci sono quelle “perfette e fredde”: installate da qualcuno del mestiere, nell’indifferenza generale (o anche viste come un fastidio “ecco dove si buttano i soldi”). In tutt’altra direzione troviamo le decorazioni fatte a mano dai dipendenti: un tocco personale, fatto con cura e amore. Oppure le decorazioni “diffuse”: c’è un albero o un presepe in portineria e tanti piccoli addobbi sparsi negli uffici, nelle salette, dalle macchinette del caffè: d’altra parte, se mi trovo bene nel mio ambiente di lavoro, perché non renderlo festoso come rendo più allegra la mia casa per le Feste? Oppure ci sono le decorazioni “minimal” (della serie, non vorrei offendere qualcuno), dove si confonde l’inclusione e la valorizzazione delle diversità con l’omologazione e l’appiattimento.

Lo stile della casa riflette i valori dell’azienda, quelli reali, non quelli scritti su qualche cartellone e poi dimenticati. Lo stile riflette le caratteristiche uniche delle persone dell’organizzazione, quando sono libere di esprimersi e non costrette ad uniformarsi allo stile “di altri”. Lo stile nasce e si sviluppa dai comportamenti che ogni giorno mettiamo in atto, più o meno consapevolmente, partendo da chi ha maggiori responsabilità (e dovrebbe dare l’esempio) e diffondendosi in tutta l’organizzazione.

Come si accolgono le persone nell’organizzazione riflette il reale stile della casa, siano esse dipendenti, collaboratori o “frequentatori di portinerie” 😊.