Prendo spunto da una commedia hollywoodiana in un cui la protagonista escogita 10 modi per farsi lasciare, per dimostrare gli errori che commettiamo – spesso in assoluta buona fede – e che ci portano poi a far fallire una relazione.

Eccomi qua con la mia personale lista dei 10 modi per far fallire un progetto, sia che si tratti di un progetto di miglioramento in azienda, di una riorganizzazione, di un progetto di change management o anche di un personalissimo progetto per la nostra vita.

Considerando il periodo in cui siamo, il primo modo che scelgo è “avere fretta”. Perché a dicembre succede un particolarissimo fenomeno per cui si deve concludere tutto entro l’anno, ci assale la fretta di fare quello che non si è voluto o potuto fare negli 11 mesi precedenti: incluso far partire un progetto, quando casomai le teste sono affaticate (quest’anno soprattutto) o prese dalle mille incombenze del fine anno. Paradossalmente a gennaio succede un fenomeno simile: dobbiamo far partire tutto, gennaio è il mese in cui mettere in pista i 30 progetti nella nostra organizzazione e 20 nella nostra vita privata, con il concreto rischio di farne fallire la maggior parte: troppe aspettative (su questo tema torneremo), troppo carico di lavoro, pianificazione ai limiti dell’impossibile e…mancanza di progettazione prima di partire!

La saggezza popolare è piena di espressioni che ci rimandano ai rischi della fretta, in primis “la fretta è una cattiva consigliera”. Per esempio, la fretta ci fa trascurare la definizione dell’obiettivo: è SMART? (specifico, misurabile, appetibile, realistico, temporizzato?), è ecologico? (fa bene a noi, alla nostra organizzazione? coesiste con gli altri progetti in corso?) È sotto la mia/nostra responsabilità? A volte la fretta di partire ci fa trascurare la definizione completa dell’obiettivo con il rischio di trovarci – a metà strada – con le idee confuse: volevamo arrivare proprio a questo? Come lo misuriamo adesso?

La fretta a volte non ci fa coinvolgere adeguatamente tutti gli stakeholder: il team è completo? Ci siamo dimenticati di qualcuno? Il progetto è stato comunicato adeguatamente? In che modo?

Qualsiasi cosa si trascuri in questa fase rischia di diventare un boomerang dopo…qualche esempio? Non abbiamo informato un responsabile? Sarà poi disposto a darci le sue risorse per il completamento del progetto? (e non per qualche sottile forma di vendetta, ma semplicemente perché impegnate su altri fronti). I colleghi del team leader sanno che da domani alcune delle sue attività saranno ridivise all’interno dell’ufficio o lo scopriranno poi, con mal di pancia annessi? Ho detto alla mia famiglia che nei week end sarò sempre impegnato con gli allenamenti per la maratona?

Soprattutto: il commitment della direzione è chiaro? Perché partire con un impegno a metà nella quasi totalità dei casi porterà a un fallimento o quantomeno a un ridimensionamento del progetto.

Quindi che fare? Rimandare la partenza finché non è tutto perfetto? No! (e anticipo che la parola perfezione è nell’elenco dei modi per far fallire un progetto). Ci sono progetti urgenti e importanti, da avviare, senza inutili esitazioni ma questo non vuol dire partire con la fretta, vuol dire prepararsi bene.

Napoleone Bonaparte – che è sì finito in esilio ma prima qualche battaglia l’ha vinta – affermava “Siccome ho molta fretta vado molto piano”. Proprio perché ci sono progetti importanti e urgenti per la nostra vita e per quella della nostra organizzazione, non possiamo trascurare la fase di partenza.

E’ come l’atleta che si prepara ai blocchi di partenza prima della corsa: avete mai osservato con quanta cura sposta di qualche millimetro la posizione dei pollici? O come riposiziona lo scarpino fino a trovare la posizione giusta? Questione di millimetri, ma sono quei millimetri da cui forse dipenderà il risultato della gara.

La fretta spesso è anche voglia di partire, di mettersi in gioco, voglia di cambiare le cose…manteniamo questi valori ma tramutiamoli in qualcosa di diverso: la freccia andrà veloce una volta lanciata, prendiamoci il tempo per prendere accuratamente la mira e centrare così il bersaglio.

Sappiamo che poi arriveranno i momenti difficili, salteranno fuori i problemi, le tensioni nel team saranno da gestire, qualcuno dubiterà della riuscita del progetto… Quindi prendiamo fiato e godiamoci per un attimo il momento prima di partire, quando la pagina è tutta da scrivere, quando l’entusiasmo è palpabile e il viaggio sta per iniziare: selezioniamo con cura quello da mettere in valigia (perché ogni zavorra sarà un peso e ogni cosa indispensabile non considerata ci procurerà difficoltà e ritardi), scegliamo bene i compagni di viaggio…pronti, via!